Durchgängiges System

Die Raum + Schrift GmbH implementierte eine integrierte Softwarelösung für technische und kaufmännische Aufgaben.

Zwei Fliegen mit einer Klappe wollte die in Chemnitz ansässige Raum + Schrift GmbH 2009 schlagen. Die Maßnahme: Es fiel die Entscheidung zur Implementierung eines neuen, vollkommen durchgängigen Softwaresystems, das technische und kaufmännische Aufgaben im gesamten Bauumfeld integriert. Zum einen musste kurzerhand eine neue technische Lösung für das Unternehmen gefunden werden, das neben Malerarbeiten Aufgaben im Bereich Wärmedämmung und Trockenbau im In- und Ausland erfolgreich realisiert. Denn „das in unserem Hause etablierte Kalkulationstool wurde nicht mehr weiterentwickelt“, wie IT-Leiter Marco Labitzke erzählt. „Aktuelle Standards, wie die innerhalb des Baugewerbes standardisierte GAEB-Schnittstelle, konnten nicht mehr bedient werden.“

Das in den Fünfzigerjahren gegründete Unternehmen, das zwischenzeitlich rund 100 Mitarbeiter beschäftigt, erwirtschaftete im Vorjahr einen Jahresumsatz von circa zehn Millionen Euro. Neben weiteren Standorten in Dresden und München agiert die Raum + Schrift GmbH zwischenzeitlich in Polen und in der Slowakei. Als die strategische Entscheidung, eine neue technische Software einzuführen, gefallen war, wurde darüber hinaus festgelegt, die zwischenzeitlich fünf verschiedenen Programme, die im Unternehmen für kaufmännische Aufgaben eingesetzt wurden, durch eine neue Lösung unternehmensübergreifend zu ersetzen. Das Ziel: Ein in sich geschlossenes IT-System für alle Büros vom Raum + Schrift und eine firmenweite Transparenz bei technischen und kaufmännischen Aufgaben.

Marco Labitzke weiter: „Diese Konsolidierung der Softwareprogramme war dringend erforderlich. Nicht nur, weil unser Unternehmen stetig wächst, sondern vor allem um umfassende Mehrarbeiten, die bei Raum + Schrift vorgenommen werden, zu analysieren und systematisch abzuschaffen.“ Die Evaluation belegte, dass in der Tat viele Aufgaben bei Raum + Schrift mehrfach ausgeführt wurden. So existieren verschiedene Datenstämme innerhalb der an unterschiedlichen Standorten und Büros eingesetzten Softwareprogramme, die von den Mitarbeitern mehrfach gepflegt werden. Schnell erkannte das Unternehmen das enorme Einsparpotenzial an Zeit und Kosten, das mithilfe einer durchgängigen Lösung erreicht werden kann. Gesagt, getan. Unter Federführung von Marco Labitzke und Kalkulationsmanager Detlef Neudel nahm das Unternehmen verschiedene Programme und Tools für technische Aufgaben – die klassische Kalkulation – sowie den gesamten kaufmännischen Bereich unter die Lupe. „RIB-Software war für uns natürlich bereits ein Begriff“, wie Kalkulator Detlef Neudel berichtet. Dass diese Lösungen auch zu den Anforderungen der mittelständischen Raum + Schrift GmbH passen, fanden Neudel und Labitzke im Rahmen eines Messebesuchs heraus. „Nur wenige Softwareprogramme für die Bauwelt bieten uns die Flexibilität, die wir für die angestrebte IT-Konsolidierung benötigen“, erklären beide Kollegen. So benötigte der Betrieb ein IT-System, das in der Lage ist, die kaufmännischen Aufgaben innerhalb verschiedener Unternehmen und Unternehmensbereiche zu korrespondieren. Schließlich sollten im Zuge der Umstellung alle Standorte und Gesellschaften mithilfe der Software verbunden werden. Über eine zentrale Adress- und Artikelverwaltung sollten alle Standorte separat gemanagt werden. Anforderungen, die die RIB-Unternehmenslösung alle erfüllen konnte.

In einem ersten Schritt war das Unternehmen gefordert, hierzu die Prozesslandschaft komplett neu zu gestalten, um die Grundlage für die gewünschte einheitliche Datenbasis zu schaffen. So mussten die Mitarbeiter künftig nicht mehr Kosten, sondern gesamte Vorgänge buchen. Damit dieser Übergang nach den Wünschen der Geschäftsleitung funktioniert, nahm das Unternehmen zusätzlich zur Software auch das Dienstleistungsportfolio von RIB in Anspruch. Die Mitarbeiter werden regelmäßig geschult, um die neuen Prozesse kennenzulernen. Ein Prozess, der sich nicht von heute auf morgen bewältigen lässt. Denn laufende Projekte müssen selbstverständlich weitergeführt werden. So wurde 2009 mit der technischen Projektbearbeitung begonnen. Detlef Neudel: „Wir haben einen zentralen Materialeinkauf geschaffen. Somit konnten wir hier eine bisher nicht da gewesene Transparenz erzielen und exakt nachvollziehen, wann Materialien von wem bestellt wurden. Ein weiterer Vorteil: Wir sind nun in der Lage, Soll- und Istzeiten der geleisteten Arbeitsstunden exakt gegenüberzustellen.“ Vor der Softwareimplementierung war der Aufwand stets immens, wie der Kalkulator berichtet. Insbesondere die Arbeitsstunden wurden teils händisch und teilweise mit Tabellenkalkulationssystemen vorgenommen. „Jetzt sind wir deutlich schneller und haben zusätzlich eine umfassende Übersicht“, freut sich Neudel.

Bis Ende dieses Jahres sollen alle Vorgänge und Prozesse, die vorher mit fünf verschiedenen Programmen bearbeitet wurden, in das neue, zentrale RIB-System vollständig transferiert sein. Das von Raum + Schrift angestrebte Ziel einer einheitlichen Gesamtlösung lässt sich zu diesem Zeitpunkt bereits erkennen: Mithilfe des Softwaremoduls ARRIBA GPM wurde bereits eine zentrale Verwaltung der Adressen geschaffen. Auch die Kostenstellen sind bereits unternehmensübergreifend innerhalb des neuen Systems verankert. Ebenso wird die Lohnbuchhaltung über die Lösung abgewickelt.

Das Softwaresystem stellt seine Leistungsfähigkeit bei aktuellen Projekten von Raum + Schrift bereits unter Beweis. Innerhalb von neun Monaten realisierten die Profis aus Chemnitz ihnen übertragene Aufgaben bei laufendem Betrieb. Die Softwarelösung bot umfassende Hilfestellung bei der technischen und kaufmännischen Realisierung.

Detlef Neudel und Marco Labitzke geben zu: Zurzeit ist der Aufwand in der Regel oft noch groß, denn in verschiedenen Bereichen wird mit zwei Programmen parallel gearbeitet, da der Umstellungsprozess noch nicht final vollzogen ist. „Freilich kostet es Zeit, alle Kolleginnen und Kollegen mit den Prozessen des neuen Systems vertraut zu machen. Und wenn ein Projekt bereits vor der Einführung der RIB-Lösung am Laufen war, so wird dieses auf jeden Fall auch mithilfe des Vorgängersystems fertig gestellt“, berichtet IT-Leiter Labitzke. Die Kollegen sind jedoch beide überzeugt, dass sich dieser Mehraufwand in der frühen Umstellungsphase sehr bald rechnen wird. „Wenn wir Ende 2011 komplett fertig sind und die neuen Prozesse sich firmenweit etabliert haben, dann arbeiten wir wirtschaftlicher als jemals zuvor“, fassen Neudel und Labitzke zusammen.